Ajatuksia LEANista omassa yksikössä

Hei pitkästä aikaa :)

 

Olen jo pitkään pohtinut, että pitäisi kirjoitella ajatuksia ylös ja tänne blogiin.

Paljon on ehtinyt tapahtua sitten viime kirjoittelun.

Juuri nyt  on melkoinen ajatus myllerrys nyt niin kotiarjessa kuin työelämässä.

Työ on antoisaa ja saan tehdä töitä aivan ihanan sekä osaavan porukan kanssa. Mutta aina voi kehittää jotain ja juuri nyt tuntuu, että se mikä minua auttaa työarjessa on se, että jokin prosessi on käynnissä.

Syksyllä on tarkoitus vähän aloitella opintoja ja olen tässä viime päivinä paljon miettinyt mitä omassa yksikössäni haluaisin lähteä viemään eteenpäin.

 

Minulla on kaksi aihealuetta jotka kiinnostaa erityisesti. Henkilöstön ja osaamisen johtaminen ja tuotanto- tai palveluprosessin johtaminen. Katsotaan mitä opinnot tuo tulessaan. Tässä kuitenkin hieman ajatuksia siitä mitä voisi nyt alkaa jo työstämään. Tätä olen pohtinut siitä asti kun 2021 vuoden lopussa siirryin yksikön esimieheksi.

LEAN-johtaminen työssäni

 

Toimin esimiehenä ja sairaanhoitajana kehitysvammaisten hoitokodissa, jossa 10 paikkaa. LEAN ideologian on kiinnostanut minua jo pitkään ja olen sitä myös jonkin verran opiskellut. LEAN ideologian vieminen yksikköön tulee aloittaa pienistä arjen askareista. Tarkoitus on ottaa käyttöön 5S työkalua jonka avulla voisimme avata meidän yksikön toimintaa hoitajatiimissä. Tärkeää olisi viedä asioita vähitellen sillä toimintatavan muutos vaati aikaa niin henkilökunnan, mutta myös asiakkaiden näkökulmasta.  Tärkeää olisi saada kuva siitä mitkä on meidän arjen tärkeimmät prosessit ja miten niiden sujuvuuden saisi suht standardiksi.

 

Tällä hetkellä prosessien sujumiseen vaikuttaa valitettavan paljon  ”kuka on töissä”. Myös ympäristön toimivuuteen olisi tärkeä kiinnittää huomiota eli turhat pois ja tarpeelliset tavarat järjestykseen ja jokaiselle oma paikka. Näin vähennetään turhaa edes takaisin kävelyä, tavaroiden etsimistä ja samalla saadaan arkeen tasainen rytmi, mikä asiakkaiden vuoksi tärkeää.

 

LEANin vieminen yksikköön voisi pitää sisällään esimerkiksi:

1) Ohjaajille  taulu johon laitetaan nähtäväksi arjen tärkeimmät toiminnot mm.pesut, virikkeet (ulkoilu, kauppa, päivätoiminta) sekä lääkäri/labra ym. käynnit. Sekä ketä töissä. Asioiden näkyväksi tekeminen. Tämän taulun äärellä aamuraportti, päivän aikana tilanne katsaus sekä vuorovaihto raportti. Ajatuksena, että jokaiselle toiminnolle oma väri tai koodi. Käytäntö sovitaan yksikössä yhdessä.

==> asioiden näkyväksi saattaminen tekee niistä enemmän yhteisiä ja vastuu asioiden hoitamisesta voisi jakautua tasaisemmin.

==> tässäkin jatkuva kehittäminen on tärkeää, että saadaan ko.taulu tuomaan selkeyttä asioihin jotka on päivittäin hoidettava. Niin ettei siitä muodostu stressi vaan apuväline arkeen.

 

2) Ympäritön toimivuuden turvaaminen eli jokaisen asiakas huoneen läpi käyminen: tavaroiden läpikäyminen, järjestäminen sekä turhan hävittäminen tai siirtäminen varastoon.

Lisäksi yksikön varastojen järjestäminen ja sovitut käytännöt missä mitäkin säilytetään, missä vaiheessa niitä on tarve tilata lisää ja kenen vastuulla tilaaminen on. ja myös näiden säilytyspaikkojen selkeä merkitseminen esim. varaston ovessa merkintä täällä liinavaatteet, hanskat jne.

 

Yksikössä käyttöön 5S- systeemi eli käydään asiat kohta kohdalta yhdessä läpi. 

1) Lajittele= työpäivän sisältö, mitä meillä tehdään päivän aikana? Aamuvuoro, iltavuoro, yövuoro → sisältö /tehtävät

2) Järjestä = fyysinen ympäristö järjestykseen ja turhat tavarat pois. Käyttöön taulu johon tehdään ns.viikko-ohjelma * pesut * virikkeet * menot (lääkäri,labra,viereilu)

3) Siisti = päivittäinen arvio miten mennyt? Tarvitseeko jotain muuttaa?

Fyysisen ympäristön siisteyden ylläpitäminen sekä hoitotarvikkeiden ym. täydennys ja varastointi sovittuihin paikkoihin. Raportointi muutoksista.   

4) Standardoi = Sovitut säännöt, käytännöt ja toiminta kulttuuri

5) Ylläpidä = Sitoudu ja kehitä. Mikä toimii? Mikä ei toimi? Miksi? Miten korjataan?

Meidän yksikössä on monia hyviä käytäntöjä jotka tukevat LEAN ideologiaa. On olemassa  säännölliset raportti – ja palaveri käytännöt, listat mm.pesuista ja ulkoilusta, hoitotarvike-ja vaippavarastot. Ongelmaksi koen kuitenkin tällä hetkellä arjen toiminta kulttuuri johon tarvitsemme vielä selkeämpiä raameja. Toimintatavat vaihtelevat arjessa tällä hetkellä ja se tuo arkeen ”levottomuutta” ja epävarmuutta. Vastuun kantaminen arjen sujuvuudesta vaihtelee. Uskoisin, että LEANin kautta näihin toimintoihin saataisiin ryhtiä ja toiminnanraamit selkeytyisi. Muutoksen vieminen työyhteisöön pieninä osina olisi tärkeä. Kuten monessa muussakin hoitokodissa myös meillä muutos koetaan rasitteeksi, kun vielä ei ymmärretä sen tuomia hyötyjä. Toisin kuin teollisuudessa hoitotyössä muuttuvia tekijöitä on paljon mm. asiakkaan toimintakyky, henkilökunnan määrä, päivittäiset muutokset mm.labra/lääkäri käynnit, vierailut.

 

Prosessien tarkkailu yhdessä auttaa myös hahmottamaan mitä teemme ja miksi? Kuinka paljon käytämme siihen aikaa? Teemmekö asioita päällekkäin? Nämä ovat varmasti avain kysymyksiä. Uskon, että näiden asioiden äärellä olo myös helpottaa työntekijöitä ymmärtämään miksi LEAN ideologia toimisi juuri meillä. Mitä annamme asiakkaalle? Onko se laadukasta, yksilöllistä ja samalla myös asiantuntevaa sekä tehokasta.

 

Tärkeää on saada henkilökunta ymmärtämään, että kysymys on työn sujuvuuden parantamisesta ja huonoista toimimattomista käytännöistä pois oppimista sekä vastuun jakamisesta. Ja, että työtä kehitetään, arvioidaan koko ajan ja pyritään saamaan aikaan hyviä, arkea tukevia toimintamalleja. Osa näistä malleista on varmasti olemassa, mutta niiden tarkasteleminen voi tuoda esiin myös parannus ehdotuksia. Mikä tärkeää on nähdä, että kaikkea ei tarvitse muuttaa vaan ne käytännöt jotka toimii jää käyttöön.   

 

Näihin ajatuksiin.. ehkä jo ensi viikolla nämä asiat ovat meillä pöydällä.