Kaatrasen rannalla: Lean ajattelu hoitotyössä

Lean-ajattelua kuvaa hyvin sanonta ”tarkoitus ei ole juosta kovempaa vaan kävellä lyhyempi matka”. Hoitotyössä Lean-ajattelu tarkoittaa muun muassa prosessien sujuvoittamista, turhan työn vähentämistä ja potilaan hoityön tarkempaa tarkastelua vaihe vaiheelta.

Lean-menetelmän käyttö leviää terveydenhuollossa. Menetelmää sovelletaan yksiköiden toiminnan kehittämiseen sekä eri sairausryhmien hoitopolkujen parantamiseen. Esim. Parkinsonin tautia sairastavat saivat Lean-ajattelua hyödyntävän Kelpo Polku -mallinnuksen. Ja aiemmin Espoossa on luotu lonkkaliukumäki toimintamallin lonkkamurtumapotilaiden hoitoon.

Parkinsonin hoitopolku on geneerinen malli, joka kuvaa potilaalle arvoa tuottavia tekijöitä ja hukan poistamista sekä esittelee mittareita ja esimerkkejä hyvistä käytännöistä. Malli syntyi Tehy, Suomen Parkinson-liitto, AaltoEE ja AbbVie Oy kouktusprojektin tuotoksena.

Lean ajattelun oppii parhaiten tekemällä, mutta teoriaan tutustumalla tulee filosofiaa ymmärrys. Lean ajatteluun tutustuminen ja sen vieminen käytäntöön vaatii yhteistä sitoutumista ja halua edetä hitaasti ja harkitusti. LEAN on tapa työskennellä eikä siis vain yksi ”projekti” muiden joukossa. Ennen varsinaista LEANin aloittamista on tärkeää, että ns.avain henkilöt ymmärtävät LEAN filosofian ja että sekä johto että työntekijät ovat valmiita käymään aloitus prosessin läpi.

Ennen LEAN prosessin aloittamista pitää olla yhteinen ymmärrys siitä, että halutaan muutosta omassa työssä ja yhteisissä käytännöissä. Myös yhteinen käsitys perustehtävästä eli asiakkaan tarpeisiin vastaaminen.

Aluksi on tärkeää tarkastella työhön liittyviä prosesseja. Prosessien tarkkailu yhdessä auttaa myös hahmottamaan mitä teemme ja miksi? Kuinka paljon käytämme siihen aikaa? Teemmekö asiota päällekkäin? Nämä ovat varmasti avain kysymyksiä. Näiden asioiden äärellä olo myös helpottaa ymmärtämään miksi LEAN ideologia toimisi omassa hoitotyön arjessa. Mitä annamme asiakkaalle? Onko se laadukasta,yksilöllistä ja samalla myös asiantuntevaa sekä tehokasta.

Tärkeää on ymmärtää, että kysymys on työn sujuvuuden parantamisesta ja huonoista toimimattomista käytännöistä pois oppimista. Ja, että työtä kehitetään, arvoidaan koko ajan ja pyritään saamaan aikaan hyviä, arkea tukevia toimintamalleja. Osa näistä malleista on varmasti olemassa monessa yksikössä,mutta niiden tarkasteleminen voi tuoda esiin myös parannus ehdotuksia. Mikä tärkeää on nähdä, että kaikkea ei tarvitse muuttaa vaan ne käytännöt jotka toimii jää käyttöön.

LEAN ajattelu pitää sisällään erilaisia työkaluja joiden avulla voidaan arvoida työn sujuvuutta sekä mahdollisia muutoksen kohteita. Yksi työkalu on 5S menetelmä. Sen avulla aloitetaan usein Lean-polku, koska se on konkreettinen ja sillä saavutetaan näkyviä tuloksia nopeassa aikataulussa!

5S tarkoituksena on parantaa työympäristön siisteyttä, järjestystä ja työturvallisuutta. Helpottaa ja nopeuttaa työntekemistä ( vähentää päällekkäistä toimimista). Lisää työviihtyisyyttä. Vähentää työvälineiden hukkumista ja kustannuksia sekä parantaa työn tuottavuutta eli hoitotyössä työn sujuvuutta.

Esimerkki 5S käytöstä hoitotyössä

1) Lajittele= työpäivän sisältö, mitä meillä tehdään päivän aikana? Aamuvuoro, iltavuoro, yövuoro → sisältö /tehtävät

2) Järjestä = fyysinen ympäristö järjestykseen ja turhat tavarat pois. Käyttöön ”Kanban-taulu” johon tehdään ns.viikko-ohjelma * pesut * virikkeet * menot (lääkäri,labra,viereilut)

3) Siisti = päivittäinen arvio miten mennyt? Tarvitseeko jotain muuttaa?

Fyysisen ympäristön siisteyden ylläpitäminen sekä hoitotarvikkeiden ym. täydennyt sovittuihin paikkoihin

4) Standardoi = Sovitut säännöt,käytännöt ja toiminta kulttuuri

5) Ylläpidä = Sitoudu ja kehitä. Mikä toimii? Mikä ei toimi? Miksi? Miten korjataan?

Arkipäivän tutkiminen tapahtuu aluksi työntekijä tasolla. Tärkein arkipäivän tutkimisen metodi on keskustelu työn lomassa, havaintojen teko,mutta tärkeää on myös keskustella asioita koko työyhteisön voimin ja niin, että johtaja taso myös jalkautuu kentälle näkemään arjen tilanteen. Prosessin viemiseksi eteenpäin tarvitaan säännölliset ja tarkoin organisoidut palaverit, jossa käydään yhdessä havaintoja sekä yhteisön tilaa. Keskustelun tulee olla avointa puhumista ja vastuullista kuuntelemista. On asetettava yhteisiä tavoitteita ja päämääriä. Ja myös määrittää aika milloin asiaan palataan. Vidaan puhua ”Elämällä oppimisesta” eli arjen kautta saada tietoa muutoksen tarpeesta ja palavereissa sovititaan arjen työn ”muutoksista ja niiden toteutuksesta”. Saadaan aikaan prosessin kuvaukset yksikön toiminnasta. Usein prosessiin etenemisen esteenä on yhteisen ajan löytäminen. Jokainen osaa sanoa mistä ns.palaveri aika on poissa. Mutta paljon vaikeampaa on nähdä palaverista koituva hyöty. Usein vastuu prosessin etenemisestä ja sovittujen palavereiden pidosta on aluksi esimiehellä ja hänen sinnikkyys ja usko muutokseen ovat alussa avain asemassa.

Kuitenkin LEAN filosofian siirtäminen hoitotyön arkeen jo tunnettuihin prosesseihin tuo niihin sujuvuutta ja auttaa ratkaisemaan pulmat ns. ”pullonkaulat” joissa työ ei etene toivotulla tavalla. LEAN ajattelun myöstä ongelmaan puututaan heti ja mietitään yhdessä syytä ns. ”pullonkaulaan”.

Esim. miksi ? - kysymykset

Tavoitteeneena: asiakkaan vaatteet palautuu asiakkaan vaatekaappiin ennen seuraavaa pesupäivää.

Ongelma: Asiakkaan vaatteet eivät ole palautuneet vaatekaappiin

Miksi vaatteet eivät ole vaatekaapissa? Laitoshuoltaja ei ole ollut töissä

Miksi kukaan muu ei ole huolehtinut pyykkejä kaappiin? Tieto ei ole kulkenut toiselle laitoshuoltajalle

Miksi tieto ei ole kulkenut? Paljon sijaisia minkä vuoksi ko.asia on jäänyt huomiotta

Ei ole olemassa valmista LEAN muottia jonka voisi ottaa käyttöön omaan työyksikköön vaan se on räätälöitävä jokaiseen yksikköön omansa. Mikä itseä viehättää LEANissa on se, että yksi vaihe on tehtävä valmiiksi ennen seuraavaan siirtymistä. Esimerkiksi: Kanban-taulu toisi omasta mielestä selkeämmin esiin päivän ”tehtävät” ja myös niiden eteneminen. Toki siihen voi laittaa näkyviin myös vaikka koko viikon. Itse koen, että asoiden visualisointi selkeyttää myös prosessin etenemistä.